Faire une demande d’espace de coworking en entreprise requiert un minimum de préparation. Effectivement, avant de soumettre cette requête, il vaut mieux avoir bien réfléchi à ses besoins réels et avoir préparé son argumentaire. Par exemple, la demande peut être motivée par le fait de vouloir télétravailler dans un cadre plus propice au travail, se rapprocher d’un client, éviter l’isolement du télétravail à domicile, travailler plus facilement avec des collègues ou partenaires situés dans la même zone géographique, disposer d’une connexion Internet plus rapide, d’un matériel plus adapté ou d’une salle permettant d’organiser des réunions, ou tout simplement, de gagner du temps sur les trajets lieu de travail et domicile afin de se rendre plus disponible.
En outre, les conditions d’accès peuvent varier selon les entreprises. Certaines imposent une fréquence minimale de présence au bureau, d’autres réservent ce dispositif à certains profils de salariés, postes ou services. Il convient donc de se renseigner en interne avant toute démarche.
Côté documents, il peut arriver que des entreprises demandent un justificatif de domicile, un planning prévisionnel ou une estimation des coûts de l’espace de coworking visé.
Par ailleurs, la demande se fait en principe auprès du responsable des ressources humaines, du supérieur hiérarchique ou directement auprès de l’employeur, préférablement par écrit pour garder une trace des échanges.
Quels sont les avantages et limites de ces lieux de travail partagés ?
4 MODÈLES DE COURRIERS POUR SOLLICITER UN ESPACE DE TRAVAIL PARTAGÉ
1. Lettre pour demander un espace coworking afin de travailler près de chez soi
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Par la présente, je me permets de vous adresser une demande concernant mon organisation de travail.
Résidant à (indiquer la distance ou le temps de trajet) de mon lieu de travail habituel, les déplacements quotidiens représentent pour moi une contrainte importante, tant en termes de temps que de frais de transport et de fatigue accumulée.
Dans ce contexte, je souhaiterais vous soumettre la possibilité de travailler depuis un espace de coworking situé à proximité de mon domicile, à raison de (précisez les jours ou la fréquence souhaitée).
Cette organisation me permettrait de demeurer pleinement disponible et efficace dans l’exercice de mes fonctions, tout en réduisant significativement le temps consacré aux trajets. Elle contribuerait également à améliorer mes conditions de travail et mon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Je reste bien entendu à votre disposition pour échanger sur cette proposition et envisager ensemble une solution adaptée aux besoins du service ainsi que de l’équipe.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame / Monsieur (nom de l’employeur), l’expression de mes salutations distinguées.
2. Lettre pour demander un espace coworking afin de disposer d’une salle de réunion ponctuelle
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Je vous contacte concernant un besoin concret qui revient assez régulièrement dans le cadre de mon travail. Il m’arrive d’avoir à réunir des clients, des partenaires, des prestataires ou des collègues venant d’autres sites. Dans ces situations, il n’est pas toujours facile de trouver un lieu adapté pour organiser ces échanges dans de bonnes conditions.
Plutôt que de se retrouver dans ce type de situation peu pratique, je pensais qu’il pourrait être intéressant de pouvoir réserver ponctuellement une salle dans un espace de coworking. Ce type de lieu offre un cadre professionnel adapté pour recevoir de nombreux interlocuteurs extérieurs, sans avoir à s’engager sur une location de longue durée. De plus, les tarifs à la demi-journée ou à la journée restent généralement raisonnables.
Je serais ravi d’en discuter avec vous si vous souhaitez que nous étudiions cette possibilité ensemble.
Dans cette attente, je vous prie de recevoir, Madame / Monsieur (nom de l’employeur), mes salutations distinguées.
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3. Lettre pour demander un espace coworking afin de réduire les coûts de bureau pour l’entreprise
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Je me permets de vous écrire pour vous faire une petite suggestion. Comme vous le savez, notre loyer de bureau actuel commence à peser sur le budget de l’entreprise. Je me suis renseigné de mon côté sur les espaces de coworking dans le secteur. Les tarifs sont souvent beaucoup moins chers que ce qu’on paie actuellement, parfois avec l’électricité et internet inclus.
En utilisant un espace partagé, on pourrait réduire nos frais fixes de façon assez nette. Bien sûr, il faudrait vérifier qu’on a assez de places pour l’équipe et qu’on peut réserver des salles pour les réunions. Mais beaucoup de ces espaces proposent des formules flexibles, sans engagement long. Ça nous permettrait aussi de ne pas gérer l’entretien ou les réparations.
Je comprends que changer de lieu n’est pas une décision simple, mais je pense que ça mérite au moins qu’on y réfléchisse ensemble.
Restant à votre disposition pour en discuter plus en détail si vous le souhaitez, je vous prie d’agréer, Madame / Monsieur (nom de l’employeur), l’assurance de ma considération distinguée.
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4. Lettre pour demander un espace de coworking disposant d’un équipement de visioconférence professionnel
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Je vous écris afin d’évoquer une problématique que je rencontre de manière croissante dans le cadre de mes missions.
Une part croissante de mes échanges professionnels s’effectue désormais à distance, que ce soit pour des réunions, des appels de coordination ou des échanges avec des interlocuteurs externes. Dans ce contexte, la qualité des conditions de communication devient un élément important pour garantir des échanges efficaces et refléter une image professionnelle de l’entreprise.
Aujourd’hui, les moyens dont je dispose ne permettent pas toujours d’assurer ces échanges dans des conditions optimales. Entre un environnement bruyant, un éclairage peu adapté, un espace de travail qui n’est pas conçu pour les visioconférences et un équipement audiovisuel limité, il peut être difficile de maintenir le niveau de qualité attendu lors de certains rendez-vous.
Afin de répondre à cette problématique de manière simple et flexible, il existe désormais de nombreux espaces de coworking proposant des cabines ou salles dédiées aux visioconférences. Ces espaces sont généralement équipés pour les échanges professionnels (isolation phonique, connexion internet stable, environnement adapté aux appels vidéo) et peuvent être réservés à l’heure ou à la demi-journée selon les besoins. Cette solution permettrait d’améliorer significativement les conditions de communication sans nécessiter d’investissement matériel ou d’aménagement particulier de la part de l’entreprise.
Je reste bien entendu à votre disposition pour transmettre les possibilités d’espaces ainsi que des estimations tarifaires pour évaluer les solutions.
Je vous remercie par avance pour l’attention portée à cette demande et vous prie de recevoir, Madame / Monsieur (nom de l’employeur), mes salutations distinguées.
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