Vous avez payé un billet de train pour un déplacement professionnel, avancé des frais de repas ou d’hôtel, ou pourquoi pas, acheté du matériel informatique pour travailler ? Ces dépenses ne doivent pas toujours rester à votre charge. Lorsqu’elles sont engagées pour le travail et dans l’intérêt de l’entreprise, c’est en principe à l’employeur de les rembourser. La Cour de cassation est d’ailleurs allée dans ce sens dans un arrêt du 25 février 1998.
Mais comment réclamer les sommes dues, surtout si le remboursement tarde ? Une lettre permet de poser les choses clairement et de garder une trace de la demande. Vous trouverez ci-dessous 5 modèles à télécharger gratuitement en Word et PDF, selon les frais que vous souhaitez vous faire rembourser.
Quels frais professionnels peuvent être remboursés ?
Les frais professionnels prennent plusieurs formes. Il y a par exemple les déplacements : billets de train ou d’avion, tickets de bus ou de métro, taxi, péages, parking et nuits d’hôtel. D’autres dépenses peuvent aussi être prises en charge, comme des frais de photocopie ou l’achat de fournitures de bureau, rame de papier, d’un clavier, d’une souris d’ordinateur, d’une imprimante ou d’outils nécessaires à l’activité tels que des chaussures de sécurité, un casque de chantier, des gants de protection ou des lunettes de sécurité. Selon le métier, cela peut donc être des achats très différents.
L’utilisation de la voiture personnelle est un autre cas très courant. Un salarié qui utilise son véhicule pour aller chez un client, se rendre sur un chantier ou passer d’un site à l’autre peut être concerné par le remboursement des frais kilométriques. Celui-ci prend la forme d’indemnités calculées selon la distance parcourue et le barème kilométrique applicable.
Comment demander le remboursement de frais professionnels à son employeur ?
Si vous avez avancé des frais pour le travail, commencez par rassembler les factures et les tickets correspondants. Un billet de train, un repas avec un client, du matériel acheté pour le bureau… Notez chaque dépense, sa date et son montant. Pour les trajets avec votre voiture personnelle, ajoutez les kilomètres parcourus et les lieux de déplacement.
Envoyez ensuite votre demande par e-mail ou remettez une lettre à votre responsable, aux RH ou à la comptabilité, selon l’organisation de votre entreprise. Indiquez le total à rembourser et joignez les justificatifs. Si vous avez beaucoup de dépenses, un petit tableau récapitulatif sera plus pratique qu’une longue liste dans le message. Et gardez bien une copie de votre demande. Elle vous servira si vous devez relancer l’entreprise quelques semaines plus tard ou si vous décelez des erreurs dans le montant du remboursement.
5 MODÈLES DE COURRIERS DE RÉCLAMATION
1. Lettre de demande de remboursement de frais professionnels kilométriques
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Je vous transmets le relevé de mes déplacements professionnels effectués avec mon véhicule personnel au cours du mois de (mois et année).
Au total, j’ai parcouru (nombre) kilomètres, pour un montant de (montant) € d’indemnités kilométriques. Vous trouverez le détail des trajets en pièce jointe.
Pourriez-vous procéder au remboursement de cette somme ? N’hésitez pas à me faire savoir s’il vous manque un justificatif.
Bien cordialement,
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2. Lettre de demande de remboursement de frais professionnels pour l’achat de matériel
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
J’ai acheté (indiquez le matériel concerné, par exemple : une imprimante) le (date), pour un montant de (montant) €. Cet achat était nécessaire pour (précisez l’utilisation : travailler à domicile, remplacer un équipement défectueux, réaliser des tâches professionnelles, etc.).
Je vous joins le ticket de caisse / la facture d’achat. Serait-il possible de me rembourser cette dépense sur mon prochain versement de salaire ?
Merci par avance pour votre retour.
Bien cordialement,
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3. Lettre de demande de remboursement de frais professionnels de déplacement en train ou en avion
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Le (date), j’ai pris un (train / avion) pour me rendre à (ville), dans le cadre de (une réunion professionnelle / une visite chez un client / une formation). J’ai réglé le billet moi-même, pour un montant de (montant) €.
Je vous transmets le billet ainsi que le justificatif de paiement pour le remboursement de cette dépense.
Je vous remercie pour le traitement de ma demande.
Bien cordialement,
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4. Lettre de demande de remboursement de frais professionnels de repas au restaurant
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Le (date), lors de mon déplacement à (ville) pour (précisez le motif), j’ai déjeuné au restaurant (nom du restaurant).
J’ai réglé la note de (montant) € TTC de ma poche par carte bancaire. Vous trouverez la facture en pièce jointe.
Nous étions (nombre) à table, dont (indiquez les noms et fonctions).
Je souhaiterais donc être remboursé(e) de ce montant. Celui-ci respecte le plafond prévu par l’entreprise, fixé à (indiquez le plafond) €.
Je reste disponible si vous avez besoin d’un complément d’information ou d’un autre justificatif.
Merci d’avance,
Cordialement,
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5. Lettre de demande de remboursement de frais professionnels d’hôtel
Madame / Monsieur (nom de l’employeur),
Je vous écris au sujet du remboursement de mes frais d’hôtel.
Du (date d’arrivée) au (date de départ), j’étais à (ville) pour (indiquez le motif, par exemple : mission chez un client, formation, salon, chantier), à la demande de (nom de votre responsable).
J’ai séjourné à l’hôtel (nom de l’hôtel) pour (nombre) nuit(s). Compte tenu de la distance et de mes horaires de travail, il n’était pas possible de faire l’aller-retour dans la journée.
Voici le détail des frais réglés :
- Chambre : (montant) € pour (nombre) nuit(s)
- Petit-déjeuner : (montant) €
- Dîner : (montant) €
- Taxe de séjour : (montant) €
Le total s’élève à (montant total) € TTC. Vous trouverez la facture en pièce jointe, établie au nom de (précisez votre nom ou celui de l’entreprise).
Pouvez-vous me confirmer quand le remboursement pourra être effectué ? Si vous avez besoin d’un autre document, dites-le-moi et je vous le transmettrai.
Bien cordialement,
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